Een brief van de BSA? Neem die serieus!

Inval? Bel of Mail direct: 

+31 (0)70-3819281

info@wisemen.nl

De Business Software Alliance - sinds kort ook genoemd 'The Software Alliance', maar nog steeds afgekort als BSA - stuurt regelmatig brieven aan ondernemingen waarin hen wordt gewezen op het belang van een goed licentiebeheer met betrekking tot software. Veelal wordt ook gevraagd de website van de BSA te bezoeken (https://bsa.nl/) en de onderneming te registreren. De BSA heeft in veel gevallen al een bedrijfsprofiel van de onderneming opgenomen. Na registratie kan gebruik worden gemaakt van tools om de compliancy ten aanzien van de softwarelicenties te controleren.

Brief van de BSA

De laatste maanden krijg ik steeds vaker van onze cliënten de vraag gesteld of zij de brief die de Business Software Alliance - afgekort BSA - aan hen stuurde, serieus moeten nemen en of het aan te bevelen is in te loggen op het door de BSA aangemaakte bedrijfsprofiel. Het antwoord dat ik geef is dan dat er geen verplichting is gebruik de maken van de mogelijkheden die de BSA biedt op haar website, maar dat het van het grootste belang is dat de onderneming controleert of zij beschikt over voldoende licenties voor de bij haar geïnstalleerde software.

Gevolgen van een BSA inval

Het komt zeer vaak voor dat ondernemingen denken dat er voldoende licenties aanwezig zijn, maar dat dat feitelijk niet zo is. En dat kan grote financiële consequenties hebben indien de BSA besluit een onderneming binnen te vallen. In dat geval zal de onderneming dienen aan te tonen dat zij voor de geconstateerde software voldoende en de juiste licenties heeft. En voor iedere ontbrekende licentie dient in beginsel een schadevergoeding aan de BSA betaald te worden. De hoogte van de schadevergoeding wordt door de BSA in beginsel gesteld op het bedrag dat voor het betreffende softwareproduct betaald had moeten worden vermeerderd met een boete. Daarbij wordt tevens aanspraak gemaakt op de juridische kosten die gemiddeld zo rond de € 1.2000,-- liggen.

Maar dan is de onderneming er nog niet. Met het betalen van de schadevergoeding wordt niet het recht verkregen de aanwezige software te gebruiken. De schadevergoeding wordt betaald voor het gebruik dat in het verleden van de software is gemaakt. Voor de toekomst zal de onderneming compliant moeten worden, hetgeen in de meeste gevallen inhoudt dat alsnog de ontbrekende licenties moeten worden aangeschaft indien de wens bestaat om de software te blijven gebruiken. Dit is immers geen verplichting. De ondernemer is vrij te kiezen voor producten van andere leveranciers of kan wellicht met minder softwareproducten ook functioneren.

Vraag advies aan specialisten

Het advies dat ik mijn cliënten daarom ook geef is om de IT-beheerder de opdracht te geven te inventariseren welke software aanwezig is. En als het om meer gaat dan om enkele computers met Microsoft Office en het gaat om een complex IT-systeem met meerdere servers, is het zinvol om een gespecialiseerde partij in te schakelen voor het geven van advies. De meeste softwarelicentievoorwaarden zitten vrij complex in elkaar en voor de leek en zelfs voor een IT-beheerder zal niet steeds duidelijk zijn aan welke eisen nu precies moet worden voldaan. En een fout is snel gemaakt. Enige voorbeelden kunnen dit verduidelijken.

Voorbeelden van fouten

Een fout die met enige regelmaat wordt gemaakt is bijvoorbeeld dat er op alle pc’s dezelfde software wordt geïnstalleerd aan de hand van een ‘image’. In lekentaal is een image een kopie van een bepaalde configuratie op een pc. Als op de pc waar de image van wordt gemaakt diverse softwareproducten staan, worden die softwareproducten dus op iedere pc waar de image op wordt geïnstalleerd, gekopieerd. Voor al die softwareproducten dient er een licentie aanwezig te zijn. Dat de betreffende software niet wordt gebruikt, is in juridische zin en voor de BSA niet relevant. Zo kan een ogenschijnlijk kleine onzorgvuldigheid grote gevolgen hebben.

Een andere fout die vaak wordt gemaakt, is dat bij een uitrol van een nieuw IT-systeem door de IT-beheerder alvast software wordt geïnstalleerd met het voornemen om ná de uitrol de licenties op orde te brengen. Het komt met enige regelmaat voor dat de BSA binnenvalt voordat de licenties op orde zijn. Er wordt in dat geval dus software aangetroffen waarvoor geen licentie aanwezig is.

Conclusie: neem de BSA en uw compliance serieus

Kortom, neem de BSA serieus maar vooral uw eigen beleid ten aanzien van compliance. Een fout kan worden gemaakt, maar in gevallen waarin het gaat om software kan een kleine fout zeer grote financiële gevolgen hebben.

En tot slot, belt u gerust in het geval het toch mis is gegaan en u met de BSA dient te onderhandelen over de te betalen schadevergoeding.

Advies

Wilt u gebruikmaken van onze parate kennis en ons met enige regelmaat bellen? Neem een abonnement op de Virtuele Juridische Afdeling. Mail direct even dan ontvangt u vrijblijvend de voorwaarden.

Meer weten? Bel of mail gerust:

T. +31(0)70-3819281
E. info@wisemen.nl

Voor de laatste ontwikkelingen schrijft u zich nu in voor de

WiseMen Nieuwsflits!